신입사원만 보세요 : 보고서 쓸 때 놓치지 말아야 할 사소한 5가지(PPT 폰트 추천)

보통 신입사원이 입사하면 당분간 소프트랜딩 할 수 있도록 기본적인 운영 업무를 주게 됩니다. 어느 정도 적응되어 보인다 싶으면 이제 사수, 또는 팀장님이 기획안 좀 써보라며 시킵니다.(주로 벤치마킹, 자료조사, SNS이벤트 기획안 등...)

 

 

보고서 작성 시 아주 사소하지만 챙기면 센스UP되는 5가지 알려드릴게요! 

 

 

 

1.기존 기획안 포맷이 있는지 확인하세요.

회사마다, 부서마다 사용하는 기획안 포맷이 있을 수 있습니다. (저는 여태까지 다닌 회사에 전부 포맷이랄 게 없었습니다;;) 사수에게 혹시 기획안 포맷이 있는지 물어보고 없다면 참고할 수 있도록 사수에게 이전 기획안이 있으면 공유해달라고 요청해 봅니다. 그럼 아마 사수가 자기가 쓴 기획안을 줄거예요. 절대 싫어하거나 불편해 하지 않을 겁니다. 열심히 하려는 신입사원을 왜 싫어하겠어요? 매번 저의 부사수로 신입사원이 들어올 때마다 기획안을 요청했는데 한 번도 기분 나쁜 적 없었어요. 그러니 부담갖지 말고 요청해도 됩니다. 

 

2.썰 풀 듯이 쓰세요.

예전에 작은 이벤트 기획안을 막내에게 시켰는데 1번부터 냅다 이벤트명을 써왔더라고요. 이벤트명, 기간, 경품은 뭘 줄 건지, 그래서 예산은 얼마 쓸 것인지 등등....그런데 가장 중요한 게 빠졌습니다.

"근데 왜 이 이벤트를 하려는건데?"

님이 시켰잖아요...

보고의 시작은 why 입니다. 이걸 왜 해야하는지, 왜 하려고 하는지 기획의도, 배경, 목적이 나와야 합니다.

맨 앞의 why가 풀리면 그 뒤로는 술술 풀립니다. 예전에 다녔던 에이전시의 본부장님께서 제안서 쓸 때마다 항상 그러셨거든요.

"썰 풀듯이 써라" 

보고서에도 스토리가 있어야 합니다. 

지금 우리는 이 상황이야, 그래서 이런 게 필요하고, 이런 방법으로 풀어보려 해. 컨셉은 이렇게 할거고. 이벤트명은 이거고, 기간은 이때부터 이때까지. 이벤트 방법은 이렇게 할건데 돈은 얼마정도 들어. 시뮬 돌려보니 이 정도의 효과는 볼 거라 예상돼. 홍보는 이런식으로 진행할거고, 이벤트 화면은 대략 이런식으로 나올거야. 이렇게 작업하려면 한 n주 정도 필요할 것 같아. 

 

보는 사람으로 하여금 다음 순서로 스무스하게 넘어갈 수 있는, 납득할 수 있는 스토리로 진행되어야 합니다. 

아이디어도 중요하지만 결정권자를 설득할 수 있는 보고서도 중요합니다. 

 

 

3.글자 크기, 서체는 심플하게 쓰세요. 

되게되게 당연하다고 생각했는데 생각보다 안 지키는 분들이 많아서 놀랐습니다. 

여기저기서 문구 긁어다 쓸거면 최소한의 정돈이라도 해줘야 하는데 말이죠ㅠㅠ

맑은 고딕, 굴림, 심지어 그대로 긁어 온 하이퍼링크까지.... 

이런 꼬라지는 주로 벤치마킹, 자료조사 보고서에서 많이 발견됩니다. 

 

저는 ppt로 보고서를 쓸 때 나눔스퀘어를 가장 많이 씁니다.

헤드텍스트는 24pt, 바디 텍스트는 12pt로요. 가끔 나눔고딕, 바른돋움, 필요하면 바른바탕, 나눔명조 등 사용하긴 하지만 나눔스퀘어가 가장 깔끔하고 가독성이 높은 것 같아요. (개인적인 의견으로는요.)

나눔스퀘어 다운받기 : https://hangeul.naver.com/2017/nanum

 

 

 

 

4.프린트하기 좋은 상태로 저장하세요.

특히 엑셀로 보고서를 쓴다면, 필수라고 봅니다.

간혹 파일로 보고 드렸는데 굳이..정말 굳이 프린트해서 보는 상사가 있습니다.

따로 설정을 안하면 아래 예시처럼 표가 갈기갈기 찢어지는 사태가 발생합니다.

(system : 상사(이)가 이면지를 획득했습니다.)

 

 

 

메뉴의 [보기] - [페이지 나누기 미리 보기] 로 파란 선을 이리저리 당겨보면서 보고서가 가능하면 한 페이지 내에 모두 들어갈 수 있게끔 조정합니다. 만약 내용이 많아 불가능 하다면 적당한 선에서 페이지가 나뉠 수 있도록 조정합니다. (되도록 표가 끊기지 않는 것이 좋습니다.) 

 

 

 

그리고 ctrl+P 로 인쇄 옵션에 들어가서 다시 한 번 확인해 봅니다.

저는 보통 표나 숫자가 많은 보고서는 엑셀로 작성하는데요.

이 경우 아무래도 텍스트가 무지하게 많다보니 크게 크게 보시라고 A3로 뽑고 [한 페이지에 시트 맞추기]와 여백은 좁게 설정하여 대지를 최대한 많이 활용하는 편입니다. 

 

 

5. PPT 보고 시 폰트가 깨지지 않도록 저장하세요.

그 분들의 PC엔 최대 맑은 고딕만 설치되어 있을 수 있습니다.

폰트가 깨져 굴림이 되지 않도록ㅠㅠ [파일] - [옵션] - [저장] 에서 [파일의 글꼴 포함]을 꼭 선택해 주세요. 

 

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보고서는 보고받는 사람이 어떻게 볼 것인지 생각하며 작성해야 합니다. 정말 정말 꼰대스러운 이야기지만 현실적으로 말하자면 상사가 선호하는 파일포맷에 맞춰 PPT를 쓸건지 엑셀을 쓸건지 결정하기도 합니다. 또는 보고서는 파일로 메일보고 하고 또 원페이퍼 보고서 한 장 만들어서 이건 출력해 내 방으로 10시까지 보고 들어와, 와 같은...ㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋ지시도 있습니다. 하지만 처음이 힘들지 한 번 나만의 보고서 작성 기준이나 포맷을 만들어 두면 나중에 보고서 쓸 때마다 재활용하면 되니까 굉장히 편하답니다.